04. 11. 2010 в приміщенні Держархіву області відбулось розширене засідання колегії Державного архіву Луганської області з порядком денним:
1. Про хід виконання Програми щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на
2010-2014 роки в Луганській області
2. Використання інформаційних ресурсів НАФ з метою задоволення інтересів суспільства
3. Про роботу ЕПК Держархіву
В засіданні брали участь начальники архівних відділів, керівники трудових архівів.
Колегія відбулася за участю засобів масової інформації ЛОТРК та Східноукраїнського інформаційного агентства CXID.INFO. Для ЛОТРК директор Держархіву М.М.Старовойтов дав інтерв’ю в якому відмітив, що в архівній системі області мається ряд невирішених проблем. Найактуальнішими з яких є відсутність трудового архіву у м. Луганськ та не профінансована Державна Програма розвитку архівної справи на 2006-2010 роки.
На сьогодні в архівній справі України існує низка проблем щодо формування системи контролю за наявністю, станом та рухом документів НАФ, для розв’язання яких наказом Державного комітету архівів України
від 10 листопада 2009 року була затверджена відповідна довгострокова програма. На її основі Державним архівом області була розроблена та затверджена Програма здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду у Луганській області на 2010-2014 роки.
Реалізацію даної Програми забезпечують 32 архівні установи області, з них 18 — державної та 14 — комунальної форми власності. Постійний контроль за наявністю та станом документів НАФ сприятиме їх збереженню, усуне можливість їх знищення, пошкодження та викрадення.
Основними завданнями Програми є:
– перевіряння фактичної наявності документів НАФ та відповідність їх кількості, зазначеній в облікових документах;
– виявлення та усунення недоліків в обліку документів;
– виявлення відсутніх документів та організація їх розшуку;
– виявлення та облік документів, що потребують реставрації та ремонту;
– координація роботи архівних установ у справі контролю за наявністю, станом і рухом документівНАФ.
Планове перевіряння наявності та стану фондів першої категорії архівними установами проводиться один раз на 10 років, фондів другої категорії – один раз на 15 років, фондів третьої категорії – один раз на 20 років.
У разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів (масові переміщення, ліквідація надзвичайних ситуацій) проводиться позачергове перевіряння наявності та стану усіх документів архіву.
Для реалізації Програми складено план заходів з розбивкою за роками, що відображено у планах роботи Держархіву Луганської області, архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад.
На 2010 рік заплановано перевірка наявності, стану і руху 23 123 документів НАФ, що зберігаються в Держархіві та 29 052, що зберігаються в архівних відділах.
Станом на 1 жовтня 2010 року Державним архівом перевірено 13 фондів 11272 справ першої категорії, що складає 49 % від загальної кількості запланованих справ.
При перевірці наявності та фізичного стану справ за 9 місяців поточного року знайдено одну справу, що знаходилась у розшуку з 1987 року, виявлено 50 справ, що потребують ремонту, 158 справ – підшивки та оправи, у 57 справах виявлено згасаючий текст. До кінця року планується завершення перевіряння документів НАФ згідно з Програмою.
Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад на 92% виконано перевіряння наявності, стану і руху документів НАФ, що зберігаються в архівних фондах. У зв’язку з передаванням документів на постійне зберігання до Державного архіву Луганської області архівними відділами Луганської та Свердловської міських рад позапланово перевірено 824 одиниці зберігання.
За результатами перевіряння складається аркуш та акт перевіряння наявності та стану документів.
Також Програмою передбачено контроль перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи – джерела комплектування архівних установ області.
Станом на 1 жовтня 2010 року Державним архівом перевірено 2820 справ постійного зберігання архівних підрозділів, що становить 79% від запланованої кількості.
Згідно з Програмою Держархівом проведено перевірку фізичного та санітарно-гігієнічного стану справ, що підлягають прийманню на державне зберігання в 9 установах.
Фізичний та санітарно-гігієнічний стан справ задовільний. Справи готові до передачі на державне зберігання.
Архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад контроль перевіряння наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи станом на 1 жовтня перевиконано на 25% за рахунок Біловодської, Новоайдарськоїрайдержадміністрацій та Алчевської, Антрацитівської, Брянківської Ровеньківської, Свердловської, Сєвєродонецької, Стахановської міських рад.
Архівні відділиБрянківської та Краснолуцької міських рад проводили перевіряння наявності та стану документів НАФ підприємств, які не було зазначено програмою у 2010 році.
