Шановні колеги!
Шановні гості!
Перш за все дозвольте привітати всіх присутніх жінок із святом весни, ніжності і кохання. Бажаю Вам завжди бути щасливими, оточеними ніжністю та турботою. Нехай Вас супроводжує впевненість у завтрашньому дні, а прекрасні почуття зігрівають серця!
Сьогоднішнє засідання колегії буде присвячене обговоренню підсумків роботи архівних установ області у 2008 році та їх завдань на 2009 рік.
Планові завдання на 2008 рік архівними установами Луганщини виконані в повному обсязі.
Станом на 1 січня 2009 року в Державному архіві Луганської області зберігається 1462760 документів Національного архівного фонду, в архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад - 242500 од. зб., документів з особового складу в Державному архіві - 10631 од. зб., в архівних відділах - 299 273 од. зб., в трудових архівах - 123 322 од. зб.
У 2008 році прийнято на зберігання до Державного архіву області 24213 документів НАФ, що перевищує плановий показник у 3 рази. У звітному періоді від архіву Головного управління юстиції в Луганській області достроково прийнято 1773 книги актових записів про народження, шлюб та смерть за 1932-1933 роки, від Управління служби безпеки України в Луганській області - 4 Тори староєврейських сувоїв XIX століття та 377 розсекречених справ.
На зберіганні у Державному архіві області знаходиться документація з виборів народних депутатів України 2007 року (бюлетені, контрольні талони, списки виборців, відкріпні посвідчення) – всього 625 боксів у середньому на 12,5 тонн.
Згідно листа Державного комітету архівів України від 17 січня 2008 року «Про знищення виборчої документації з виборів Президента України» виділено до знищення документів за 2004 рік - 6,5 тонн.
На виконання доручення Секретаріату Президента та Держкомархіву, враховуючи необхідність приймання нової значної кількості документів після позачергових виборів, головою Луганської обласної державної адміністрації дано доручення міським головам та головам райдержадміністрацій про необхідність створення трудових архівів та дотримання в архівних установах охоронного та протипожежного режимів.
За звітний період створено трудовий архів у місті Первомайську.
Рішенням Білокуракинської районної ради було затверджено Програму розвитку архівної справи в районі на 2008-2010 роки, мета якої - створення трудового архіву. На виконання цієї програми у поточному році виділено приміщення та протягом року проводилися роботи з капітального ремонту, у 2009 році передбачено установку охоронно-пожежної сигналізації.
Так, на сьогодні в області діє 15 трудових архівів. Разом з тим, до цього часу повільно просувається передавання документів з особового складу, що зберігаються в архівних відділах Біловодської та Сватівської райдержадміністрацій до відповідних трудових архівів.
Одне з пріоритетних місць у діяльності архівних установ у 2008 році посідали питання забезпечення збереженості документів.
Архівні установи активізували зусилля, спрямовані на створення і підтримання умов надійного довговічного зберігання документів Національного архівного фонду.
Зауважимо, що ремонтні роботи проводилися лише в архівних відділах міських рад: Краснодонській, Краснолуцькій, Ровеньківській, Свердловській та Стахановській. Вцілому відремонтовано 218 кв.м. Додаткові приміщення отримані архівними відділами Новоайдарської, Слов’яносербської райдержадміністрацій та Алчевської, Брянківської, Краснолуцької міських рад загальною площею 360 кв. м. Збільшено на 767 пог.м. протяжність стелажного обладнання, що становить майже 50% від запланованого.
З метою запобігання несанкціонованому доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів в Державному архіві затверджено Порядок доступу до приміщень і на територію архіву. В архівних відділах Антрацитівської, Міловської райдержадміністрацій та Алчевської, Антрацитівської, Краснолуцької, Свердловської міських рад встановлено охоронну сигналізацію, в архівному відділі Ровеньківської міської ради її відремонтовано. Значна робота в цьому напрямку проведена трудовими архівами Краснодонського, Новопсковського, Слов’яносербського та Старобільського районів, міст Антрацита та Свердловська. Так, рівень оснащеності трудових архівів охороною сигналізацією склав 60%, архівних відділів – 71%.
Для створення належних умов зберігання документів НАФ протягом року в архівних відділах Антрацитівської, Марківської, Старобільської райдержадміністрацій та Алчевської, Антрацитівської міських рад встановлено пожежну сигналізацію, в архівному відділі Брянківської міської ради відремонтовано наявну. Трудові архіви Кремінського району та міст Антрацита, Первомайська, Свердловська забезпечені пожежною сигналізацією. Таким чином, тільки архівний відділ Білокуракинської райдержадміністрації та трудові архіви Біловодського, Міловського, Новопсковського, Попаснянського та Сватівського районів залишаються без пожежної сигналізації.
Однією з головних умов збереження документів є реставрація та ремонт справ. За рік Державним архівом відреставровано 471 аркуш, відремонтовано 50584 аркуші, оправлено та підшито 1897 справ, архівними відділами відремонтовано 2782 аркуші, що майже у 2 рази перевищує плановий показник.
Для захисту документів від механічних пошкоджень, забруднення та руйнуючої дії світла архівними установами області проводиться картонування справ. За 2008 рік Державним архівом закартоновано 2408 справ, архівними відділами - 12358.
Минулого року тривали роботи з перевіряння наявності документів. Державним архівом було перевірено наявність та фізичний стан 13790 справ, архівними відділами - 44979. У результаті суцільної перевірки наявності документів у Державному архіві знайдено одну справу, яка була у розшуку. Проводилась перевірка наявності 36 фондів меморіального характеру.
Продовжуються роботи з переводу облікової документації колишнього партархіву на єдині форми обліку, зокрема проводиться робота з удосконалення описів управлінської документації. Протягом поточного року переглянуто 181 справу, пройшли експертизу цінності документів 110 справ.
Державним архівом закаталогізовано 69 справ, складено 295 карток, архівними відділами – 1927 справ та 947 карток.
Взято на спеціальний облік виявлені архівні документи, які висвітлюють причини, перебіг подій та наслідки Голодомору 1932-1933 років.
Продовжувалась робота з написання анотованого путівника по фондах Держархіву, складено анотації до 69 фондів.
Протягом року закінчено роботу зі складання зведеного каталогу метричних книг Державного архіву Луганської області, який увійшов до першого тому Зведеного каталогу метричних книг, що зберігаються у державних архівах України.
Згідно Плану-звіту організаційної роботи Державного архіву області у 2008 році проведено 3 засідання колегії, на яких розглянуті питання розвитку архівної справи області.
Експертно-перевірною комісією Державного архіву проведено 8 засідань, на яких схвалено описів на 11 тисяч справ управлінської документації, що на 40% перевищує плановий показник. Погоджено описів на 17 500 справ з особового складу. У звітному році експертами Державного архіву області розглянуто і погоджено на 70% більше положень про архівні підрозділи та експертні комісії в порівнянні з минулим роком.
У засіданнях ЕПК брали участь начальники архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад, члени експертних комісій підприємств, установ, організацій.
Кількість справ постійного зберігання, що знаходяться в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій області понад встановлені строки, у порівнянні з минулим роком, зменшилася на 11049. Слід звернути увагу на цей напрям роботи керівникам архівних відділів Марківської, Перевальської, Сватівської райдержадміністрацій та Лисичанської міської ради.
На базі Державного архіву продовжує роботу філія кафедри «Архівознавство» Східноукраїнського національного університету ім. В. Даля. Сьогодні на ній навчаються 36 студентів, з них 26 за бюджетні кошти. За час роботи кафедри підготовлено 182 спеціалісти архівної справи, які працюють в архівних установах Луганщини. Лише в Державному архіві від загальної кількості працівників 41% складають випускники кафедри.
Протягом року в Державному архіві області проведені виробничі та переддипломні практики для студентів Луганського державного педагогічного університету ім. Т.Г. Шевченка та Східноукраїнського національного університету ім. В.І. Даля.
У звітному році спільно з Луганським центром післядипломної освіти продовжено цикл семінарів-практикумів для начальників архівних відділів райдержадміністрацій та міських рад. Така форма підвищення кваліфікації сприяла поглибленому вивченню основ законодавчої, нормативно-правової бази з питань архівної справи, удосконаленню теоретичних та практичних знань і навичок. Проведено спільний семінар з Головним управлінням Пенсійного фонду України в Луганській області.
Для працівників діловодних служб і архівних підрозділів Державним архівом проведено 4 семінари, архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад - 58. Слід відзначити високу активність архівного відділу Луганської міської ради, який провів 7 семінарів. Жодного семінару не було проведено в Краснодонському, Марківському, Новопсковському районах та місті Кіровську.
У звітному періоді проведено 3 перевіряння роботи архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів та 50 перевірянь архівних підрозділів підприємств, установ, організацій. Архівними відділами здійснено 395 перевірянь. І лише в Лутугинському районі не проведено жодного перевіряння.
У 2008 році архівними установами підготовлено 23 інформаційних листи. Державним архівом області організовано 10 виставок, у тому числі на сайті Державного комітету архівів та обласної держадміністрації. Архівним відділом Рубіжанської міської ради проведено виставку про визволення міста від німецько-фашистських загарбників.
Видано статистичний збірник «Показники розвитку архівних установ Луганської області за 2008 рік», 4 випуски «Інформаційного збірника Державного архіву Луганської області», до яких увійшли нормативні акти Державіного комітету архівів, облдержадміністрації та Державного архіву. Архівісти області співпрацюють із засобами масової інформації. У звітному періоді підготовлено 10 радіо- і 6 телепередач, опубліковано 39 статей. Найбільш плідно співпрацювали із засобами масової інформації архівні відділи Біловодської райдержадміністрації, Алчевської, Луганської та Сєвєродонецької міських рад. Низька активність співпраці із ЗМІ спостерігалась в Краснодонському, Сватівському, Слов’яносербському районах та містах Антрациті і Ровеньках.
Державний архів брав участь у створенні документального фільму «Жива пам'ять», присвяченого Голодомору на Луганщині 1932-1933 рр. Велику роботу проведено начальниками архівних відділів щодо підготовки обласного тому Національної книги пам’яті жертв Голодомору.
Державним архівом області розроблено та організовано тематичні екскурсії за виставками: «Пам’ятні сторінки Голодомору 1932-1933 років в архівних документах», «Гірка пам'ять 1932-1933 мовою архівних документів».
Одним з основних завдань архівних установ області є дотримання Закону України «Про звернення громадян». У звітному році архівістами області виконано 43221 запит соціально-правового характеру, що на 20% більше у порівнянні з минулим роком. Надано 11396 довідок щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років, що становить 26% від загальної кількості. Найбільше навантаження припало на архівні відділи Лисичанської (5764 довідки), Луганської (4257), Стахановської (1967) міських рад та трудові архіви районів Кремінського (2081 довідка), Старобільського (2098).
Для обліку звернень громадян та контролю за вирішенням порушених у них питань в роботу Державного архіву та архівного відділу Краснодонської райдержадміністрації, трудового архіву міста Антрацита впроваджена інформаційно-аналітична програма обліку звернень громадян.
Регулярно оприлюднюється інформація про діяльність архівних установ Луганщини на офіційній веб-сторінці Державного архіву, а також на сайтах Слов’яносербської райдержадміністрації та Антрацитівської, Луганської, Ровеньківської, Сєвєродонецької міських рад.
Таким чином, планові показники виконано, а деякі й перевиконано. Але в архівній справі залишається низка проблемних питань.
Не виконується розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо збереження національних архівних цінностей України» в частині забезпечення держаних архівних установ матеріальними ресурсами та кадрами відповідно до встановлених нормативів. Цільові кошти на виконання завдань Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки не надходили.
Першою проблемою у 2009 році стало недофінансування по видатках на оплату за комунальні послуги. На 1 березня загальна сума кредиторської заборгованості за спожиті комунальні послуги та електроносії складає
31400 грн. Це з урахуванням суворої економії: відключені ліфти та світло в коридорах. Таким чином, якщо Державний архів області не розрахується своєчасно - електроенергію буде відключено, що призведе до вимкнення охоронно-пожежної сигналізації, автоматизованої станції пожежогасіння, електронних лічильників обліку опалення та вцілому зупинить його роботу.
Головною проблемою Державного архіву Луганської області залишається кадрове питання. Для нормальної роботи архіву необхідно додати щонайменше 18 штатних одиниць.
Вслухайтесь у цифри: протягом 2008 року двома охоронцями фондів видано до читального залу та на виконання довідок соціально-правового характеру 37 050 справ, це у 3,5 рази перевищило нормативний плановий показник.
Вже на сьогодні (січень-лютий 2009 року) двома охоронцями фондів видано 6 900 справ, згідно з планом 2009 року це річний показник.
Протягом 2003-2008 років Луганська обласна державна адміністрація щодо вирішення цього питання неодноразово зверталася до Кабінету Міністрів, Міністерства фінансів, Секретаріату Президента, Державного комітету архівів. Проте питання до цього часу не вирішено.
Залишаються невирішеними питання матеріально-технічного оснащення архівних установ, забезпечення їх придатними для зберігання приміщеннями.
Нагальною є проблема розширення площ архівосховищ. Кількість архівних установ, які вичерпали резерви площ для комплектування документами або наблизилися до граничної межі, з кожним роком збільшується. На сьогодні повністю вичерпано можливості приймання документів на зберігання в архівних відділах Білокуракинської, Кремінської, Марківської, Новоайдарської райдержадміністрацій та Лисичанської міської ради, а також в трудових архівах Марківського, Міловського та Слов’яносербського районів. Сховища ще 9 архівних відділів та 7 трудових архівів заповнені на 90-99%. Шановні заступники голів райдержадміністрацій та міських рад, зверніть увагу на необхідність негайного вирішення цієї проблеми.
Планові завдання на 2009 рік
Діяльність архівних установ області в поточному році буде спрямована на забезпечення збереженості документів НАФ. Передбачається здійснення комплексу заходів щодо поліпшення фізичного стану документів, удосконалення їх обліку, створення та розвитку довідкового апарату до документів, використання їх з метою всебічного задоволення інтересів громадян, суспільства та держави.
У 2009 році планується розширити доступ до архівних документів шляхом інформування населення про їх склад та зміст через засоби масової інформації та Інтернет, передбачається активізувати роботу архівних установ області зі створення спеціалізованих сторінок на веб-сайтах, оновлення інформації та надання консультацій та роз’яснень в електронному режимі.
У поточному році вживатимуться заходи щодо поліпшення умов зберігання документів. Планується заміна приміщень в архівному відділі Білокуракинської райдержадміністрації, отримання додаткового приміщення архівним відділом Сєвєродонецької міської ради. Заплановано ремонт приміщень в архівних відділах Краснодонської та Краснолуцької міських рад. Передбачаються заходи, спрямовані на посилення охоронної і пожежної безпеки архівних будівель, зокрема, встановлення охоронної сигналізації в архівних відділах Марківської райдержадміністрації та Краснодонської міської ради.
Дякую за увагу.
